読み手の事を考えたメールテクニック - livedoor ディレクター Blog(ブログ)
IT業界や大手企業では既に当たり前に利用しているメールも、業界が変わるとまだまだ利用率は低いところが多くあります。 
中小企業に至っては、会社で１つのアドレスを使い回していると言う企業もざら。
「メールで済ませたらもっと簡単なのに」
と思う仕事にもたくさん出会います。
メールの利用率が低い業界ってのは、メールを使いこなす人にとって「当たり前」と思う事が全然当たり前じゃなくて、標準的なメールの書き方をしたつもりが、読み手に不快感を与えたりしてしまうと言うことが有るので、業界ごとにメールでの文章は注意が必要だなと思っています。
普段メールを使い慣れている人は、文頭の挨拶や社名などを省いたり、自分の表記を「田薙＠名古屋」のように簡略したりするのが当たり前だし、リプライには引用を利用して返答する事など当たり前なのだけど、慣れてない人にとってその文面は厚かましくて、用件だけの冷たい文章になりがち
要らぬ誤解を招く恐れも有るので注意が必要ですね。
ただ、読みやすい文章を作ると言う点は、メールでも普通のビジネス文書でも同じ事。段落を３００文字程度までのまとまりにして、一気に読み切れる位の固まりが良いと言う話を聞いたことが有ります。
そう言う点で、言及先（冒頭リンク先）のテクニックは参考に成ります。もっと多くの会社に標準化されて行くと良いなと感じました。
IT業界や大手企業では既に当たり前に利用しているメールも、業界が変わるとまだまだ利用率は低いところが多くあります。 中小企業に至っては、会社で１つのアドレスを使い回していると言う企業もざら。「メールで済ませたらもっと簡単なのに」
と思う仕事にもたくさん出会います。
メールの利用率が低い業界ってのは、メールを使いこなす人にとって「当たり前」と思う事が全然当たり前じゃなくて、標準的なメールの書き方をしたつもりが、読み手に不快感を与えたりしてしまうと言うことが有るので、業界ごとにメールでの文章は注意が必要だなと思っています。
普段メールを使い慣れている人は、文頭の挨拶や社名などを省いたり、自分の表記を「田薙＠名古屋」のように簡略したりするのが当たり前だし、リプライには引用を利用して返答する事など当たり前なのだけど、慣れてない人にとってその文面は厚かましくて、用件だけの冷たい文章になりがち
要らぬ誤解を招く恐れも有るので注意が必要ですね。ただ、読みやすい文章を作ると言う点は、メールでも普通のビジネス文書でも同じ事。段落を３００文字程度までのまとまりにして、一気に読み切れる位の固まりが良いと言う話を聞いたことが有ります。
そう言う点で、言及先（冒頭リンク先）のテクニックは参考に成ります。もっと多くの会社に標準化されて行くと良いなと感じました。
⑤に登場する「返信の必要性の有無」って言うテクニックは、単に読み手に手間を掛けさせないと言う意図以外に、「議論に不参加者に物を言わせない」的な手法にも繋がって疑義の結審を効率よく勧められる場合も有りますね。
「意見のある方はご起立ください」 みたいな・・・・。
ずるいやり方と思われるかも知れませんが、会社という組織の中で意見を調整して行くという事は、心理的な手法も兼ねて効率よく行うという事も必要な場合が有るようです。
少し、逸れたけど。
おいらの「だらだら」書いているこのブログも、
「読み手の事を考えているか？」
と、言われると頭が痛い・・・。
今日も最後まで読んで頂いてありがとうございます。m(__)m
コメントする